Gdy miękki HR spotyka twardy HR – wdrożenie SAP SuccessFactors w organizacji z SAP HCM. Perspektywa biznesowa (część 2/3)

Korzyści dla HR z hybrydowego modelu SuccessFactors + HCM

Wdrożenie SuccessFactors obok istniejącego SAP HCM może przynieść wymierne korzyści dla działu HR i całej organizacji. Najważniejsze z nich to:

Kompleksowe pokrycie procesów HR

Mając dwa uzupełniające się systemy, firma zyskuje pełne spektrum funkcjonalności: od administracji kadrami i list płac (HCM) po zarządzanie talentami, cele i rozwój pracowników (SuccessFactors).

‍

Żaden pojedynczy system nie oferowałby dotąd tak szerokiego pokrycia, a integracja pozwala traktować oba rozwiązania jak jeden ekosystem. HR staje się prawdziwym partnerem biznesu, dysponując narzędziami do obsługi całego cyklu życia pracownika – od rekrutacji po emeryturę.

‍

Lepsze doświadczenie pracownika i menedżera

Dzięki SuccessFactors pracownicy i kadra menedżerska zyskują nowoczesne interfejsy samoobsługowe (ESS/MSS) dostępne z poziomu przeglądarki czy aplikacji mobilnej.

Procesy takie jak oceny roczne, składanie wniosków szkoleniowych, czy aktualizacja własnych danych stają się bardziej przyjazne i dostępne zdalnie. To zwiększa zaangażowanie użytkowników w korzystanie z systemu HR.

Jednocześnie tradycyjne procesy kadrowe w SAP HCM mogą być nadal obsługiwane przez specjalistów HR “na zapleczu” – np. naliczanie płac czy skomplikowane rozliczenia czasu pracy nie muszą obciążać użytkowników końcowych, lecz działają w tle, dostarczając wyników (np. informacji o wynagrodzeniu) do samoobsługowego portalu pracownika.

Większa efektywność pracy działu HR

Automatyzacja i cyfryzacja miękkich procesów przekłada się na oszczędność czasu i zasobów. HR-owcy nie muszą np. ręcznie koordynować ocen okresowych na papierowych formularzach czy Excelach – SuccessFactors Performance Management prowadzi ich przez proces, wysyła automatyczne przypomnienia, agreguje wyniki.

To samo dotyczy rekrutacji (zautomatyzowany pipeline kandydatów, integracja z portalami pracy), onboardingu (dedykowane zadania dla nowych pracowników), czy szkoleń (e-learning w SF Learning). Dział HR może skupić się na analizie danych i doradztwie, zamiast na czynnościach administracyjnych.

‍

Lepsza spójność i aktualność danych

Pracując w zintegrowanym środowisku, firma może uniknąć rozproszenia informacji w osobnych silosach. Kluczowe dane podstawowe o pracownikach są synchronizowane między SAP HCM a SuccessFactors, dzięki czemu wszyscy korzystają z jednakowej, aktualnej bazy danych.

Na przykład, jeśli w systemie kadrowym zarejestrowany zostanie awans pracownika (zmiana stanowiska, działu, wynagrodzenia), informacja ta zostanie zreplikowana do SuccessFactors, co zapewni, że w procesie oceny rocznej lub planowania sukcesji dostępne są prawidłowe dane o stanowisku i wynagrodzeniu tej osoby.

Unika się sytuacji, w której różne systemy „wiedzą” co innego o tym samym pracowniku. Spójność danych to fundament wiarygodnych raportów HR i analiz, np. dotyczących rotacji czy planowania talentów.

Synergia procesów i najlepsze praktyki

Wdrożenie modułów SuccessFactors często skłania firmy do ujednolicenia i usprawnienia procesów HR. Standardy wbudowane w SF (oparte o best practices SAP ) mogą posłużyć za wzór do optymalizacji wewnętrznych procedur. Na przykład implementacja SuccessFactors Performance & Goals zachęca do ustanowienia jednolitego cyklu ocen okresowych i zarządzania celami w skali całej firmy, co sprzyja kulturze feedbacku i celów.

Hybryda HCM-SF umożliwia czerpanie z tych wzorców tam, gdzie to sensowne, jednocześnie pozostawiając unikalne procesy (np. naliczanie płac wg specyfiki firmy) w niezmienionej formie. To kompromis między standaryzacją a elastycznością.

Przygotowanie do przyszłości

Korzystając równolegle z SuccessFactors i SAP HCM, organizacja stopniowo buduje kompetencje w obszarze chmury i oswaja się z nowym modelem działania IT (SaaS).

Dział HR i IT zdobywają doświadczenie we współpracy z systemem cloudowym, uczą się nowych narzędzi integracyjnych, zarządzania kwartalnymi release’ami SF itd. To bezcenne, jeśli docelowo firma rozważa pełną migrację do chmury.

Hybrydowe podejście można postrzegać jako etap przejściowy, który minimalizuje ryzyka – daje czas na zmianę kultury pracy HR, dopracowanie procesów i pewność, że gdy przyjdzie czas na decyzję o pełnym przejściu do SuccessFactors (np. wdrożenie Employee Central z płacami w modelu Employee Central Payroll), organizacja będzie na to gotowa procesowo i kompetencyjnie.

Oczywiście, aby te korzyści się zmaterializowały, integracja między systemami musi działać sprawnie, a organizacja powinna świadomie zarządzać zakresem, w jakim każdy z systemów jest wykorzystywany. Sukces zależy nie tylko od technologii, ale i od ludzi – o czym w kolejnych częściach.

‍

Wybór systemu wiodącego (master data): SAP HCM czy SuccessFactors EC?

Jedną z kluczowych decyzji w projekcie hybrydowym jest ustalenie, który system będzie pełnił rolę głównego źródła danych pracowniczych (system of record).

Mówiąc inaczej: czy podstawowe dane kadrowe (personalne, organizacyjne) będą nadal utrzymywane przede wszystkim w SAP HCM, czy przeniesiemy ten ciężar na SuccessFactors Employee Central?

Każde z podejść ma swoje zalety i wady, wpływające na procesy HR i efektywność pracy.

‍

SAP HCM jako system master (Employee Central jako podrzędny)

W tym scenariuszu firma nie wdraża pełnego SuccessFactors Employee Central, pozostawiając moduł PA/OM w SAP HCM jako główną bazę danych kadrowych.

SuccessFactors jest wykorzystywany do procesów miękkich (talent management), ale bazuje na danych replikowanych z HCM (np. informacje o pracownikach, struktura organizacyjna są przesyłane do SF).

Zalety takiego podejścia obejmują m. in.:

• mniejsze zmiany dla zespołu HR administrującego danymi – nadal pracują oni na znanym systemie SAP, co ogranicza potrzebę szkoleń i zmian w codziennej pracy;
• bezpośrednią integrację z modułem płacowym – wszystkie kluczowe dane są od razu w systemie płac (HCM), więc np. zmiana wynagrodzenia czy dodanie nowego pracownika natychmiast może być wykorzystane w payrollu, bez ryzyka opóźnień synchronizacji;
• dodatkowo, mniejsze ryzyko utraty pewnych danych specyficznych – rozbudowane scenariusze HCM (np. nietypowe rozwiązania w czasie pracy czy złożone struktury organizacyjne) pozostają w systemie, który je obsługuje, zamiast próbować odzwierciedlić wszystko w EC.

Wady to przede wszystkim:

• dublowanie danych – praktycznie każda istotna informacja kadrowa musi być kopiowana do SuccessFactors (co wymaga solidnej integracji);
• brak jednego punktu dostępu – pracownicy mogą mieć część informacji w self-service SuccessFactors, a część (np. paski płacowe, dane do PIT) w innym portalu powiązanym z SAP HCM, co może obniżać wygodę;
• ponadto rezygnacja z Employee Central oznacza utratę pewnych funkcjonalności SF (EC dostarcza np. scentralizowane workflow do zmian HR, wnioski urlopowe w Time Off, profile organizacji itp.) – firma korzysta z SF tylko częściowo.

Trzeba też pamiętać, że utrzymywanie starego systemu on-premise długofalowo może być kosztowne i wiąże się z brakiem nowych usprawnień, jak wspomniano wcześniej. Podejście to jest więc często traktowane jako tymczasowe (tzw. model Talent Hybrid) – pozostawia otwartą drogę do pełnego SuccessFactors w przyszłości, gdy organizacja będzie gotowa na system master w chmurze.

‍

SuccessFactors Employee Central jako system master (SAP HCM jako uzupełniający)

W tym modelu organizacja wdraża SuccessFactors Employee Central i ustanawia go główną bazą danych pracowniczych, podczas gdy SAP HCM staje się systemem pomocniczym, używanym głównie do tych procesów, których nie przeniesiono do chmury (np. naliczanie płac, rozliczanie czasu pracy).

Oznacza to, że wszystkie dane osobowe, informacje o zatrudnieniach, pozycjach, struktura organizacyjna, a nawet podstawowe dane do naliczania płac (np. wynagrodzenie podstawowe) są wprowadzane i przechowywane w SF Employee Central. Stamtąd, poprzez integrację, replikowane są do SAP HCM (lub innego systemu, np. SAP ERP) na potrzeby procesów lokalnych.

Główne zalety takiego rozwiązania to:

• jedno źródło prawdy – całe przedsiębiorstwo korzysta z jednej, globalnej platformy HR, co ułatwia standaryzację danych, raportowanie globalne i transparentność;
• nowoczesne funkcje core HR – Employee Central zapewnia przyjazny interfejs do zarządzania danymi kadrowymi (również dla HR-owców, którzy administrują danymi), z workflow do akceptacji zmian, samoobsługą wniosków np. o zmianę danych osobowych, wbudowanymi regułami sprawdzającymi dane itd. W efekcie praca działu HR może być wydajniejsza i mniej obciążona papierologią;
• spójność z modułami miękkimi – skoro EC jest źródłem danych, wszystkie moduły SuccessFactors (Recruiting, Performance, LMS itd.) na bieżąco korzystają z aktualnych informacji – nie ma opóźnień replikacji czy potencjalnych niespójności;
• również nowe możliwości, jak Intelligent Services w SuccessFactors (automatyczne wyzwalanie zdarzeń, np. powiadomienie “pracownik odchodzi – rozpocznij offboarding”), działają pełnią swoich możliwości, mając dostęp do danych i zdarzeń HR w EC.

Takie podejście ma jednak wyzwania:

• konieczność niezawodnej integracji z payroll – wszystkie istotne zmiany muszą być szybko i poprawnie przeniesione do SAP HCM, aby dział płac miał aktualne dane. Wymaga to przemyślanego harmonogramu replikacji lub mechanizmów near-real-time, inaczej grożą błędy (np. pracownik dostanie złą pensję, bo awans nie zdążył się zreplikować);
• szerszy zakres wdrożenia – uruchomienie EC to de facto wdrożenie nowego systemu core HR, co jest znacząco większym projektem niż wdrożenie pojedynczego modułu miękkiego.

Trzeba zmigrować dane z SAP HCM do EC, skonfigurować wszystkie elementy (struktury organizacyjne, strukturę płac, zarządzanie czasem wolnym itp.), przeszkolić zespół HR z obsługi EC i nowych procesów (np. obsługa wniosków w SF).

To duża zmiana i inwestycja, która musi być uzasadniona strategią – często wybierają ją firmy, które chcą zbudować globalny, ujednolicony system HR, np. konsolidując wiele lokalnych systemów w jednym SuccessFactors.

Utrata części szczegółowych funkcji SAP HCM – EC pokrywa większość standardowych potrzeb, ale pewne bardzo specyficzne dla kraju lub firmy funkcjonalności SAP HCM mogą nie mieć odzwierciedlenia w EC.

Przykładowo, jeżeli firma ma skomplikowany, własny moduł obsługi specyficznego świadczenia dla pracowników, przeniesienie takiego procesu do EC może wymagać kreatywnego podejścia (np. rozszerzeń lub integracji).

Przez pewien czas firma musi też utrzymywać dwa środowiska równolegle – bo płace i czas pracy nadal odbywają się w SAP HCM. To oznacza dodatkowe koszty licencyjne i administracyjne, dopóki np. nie zdecydują się na SAP SuccessFactors Employee Central Payroll lub inne rozwiązanie docelowe.

Niemniej, scenariusz z SF EC jako master to docelowy kierunek promowany przez SAP (tzw. model Core-Hybrid), bo pozwala klientom korzystać z pełni możliwości chmury i przygotować się na moment, gdy także payroll przeniesie się do modelu cloud (czy to poprzez EC Payroll, czy rozwiązania partnerskie).

‍

Co więc wybrać?

Decyzja o tym, który system uczynić wiodącym, zależy od strategii i gotowości organizacji. Jak podkreślają eksperci, nie ma jednej dobrej odpowiedzi – trzeba wziąć pod uwagę wymagania firmy w poszczególnych obszarach.

Jeśli naszym priorytetem jest stabilność i utrzymanie ciągłości lokalnych procesów płacowych, a transformację chcemy przeprowadzać stopniowo – sensowny będzie model, w którym SAP HCM pozostaje systemem bazowym, a SuccessFactors pełni rolę “nakładki” do miękkich procesów.

Z kolei jeśli firma dąży do globalnej integracji HR, ujednolicenia danych i doświadczeń pracowników oraz jest gotowa na większą zmianę – inwestycja w Employee Central jako nowy core może przynieść ogromne korzyści długofalowe.

W praktyce wiele organizacji przyjmuje podejście ewolucyjne: zaczyna z HCM jako master (Talent Hybrid), po czym po kilku latach – gdy SuccessFactors okrzepnie w firmie – decyduje się na migrację rdzenia do EC (przechodząc na Core-Hybrid, a docelowo może nawet Full Cloud).

Ważne, by na etapie planowania świadomie podjąć decyzję o modelu master data, bo wpływa ona na architekturę integracji, zakres migracji danych i codzienną pracę zespołu HR.

‍

W następnej części artykułu poruszymy kwestię adopcji rozwiązania, zmian organizacyjnych i zaangażowania użytkowników, by zapewnić sukces hybrydowego modelu HR.

‍