Gdy miękki HR spotyka twardy HR – wdrożenie SAP SuccessFactors w organizacji z SAP HCM. Perspektywa biznesowa (część 1/3)

Miękki vs. twardy HR w polskiej rzeczywistości

Polski rynek HR tradycyjnie dzieli się na:

• obszary twardego HR (administracja kadrami, czas pracy, płace, sprawy formalno-prawne);
• oraz miękkiego HR (rekrutacja, rozwój talentów, szkolenia, oceny pracownicze, zaangażowanie pracowników itp.).

Ten rozdział znajduje odzwierciedlenie w systemach informatycznych używanych przez organizacje.

SAP HCM (znany też jako SAP HR) od lat obsługuje kluczowe, “twarde” procesy kadrowo-płacowe – większość firm wykorzystuje moduły SAP HCM do zarządzania strukturą organizacyjną, administracji kadrami (PA), ewidencji i rozliczania czasu pracy (PT) oraz naliczania list płac (PY).

Są to rozwiązania dojrzałe, dopasowane do lokalnych przepisów i potrzeb, dla których do niedawna nie było realnej alternatywy w ofercie SAP. Te podstawowe funkcjonalności jeszcze długo pozostaną filarem oferty SAP w zakresie HR.

Miękki HR z kolei coraz częściej powierzany jest nowoczesnym narzędziom chmurowym. SAP od 2012 roku rozwija przejętą wtedy platformę SuccessFactors, oferującą bogaty pakiet rozwiązań do zarządzania talentami (tzw. pakiet BizX) – obejmuje on m.in moduły rekrutacji, onboarding, zarządzania celami i ocenami, sukcesji i rozwoju, szkoleń (LMS) czy kompensacji.

Centralnym elementem tego pakietu jest SuccessFactors Employee Central (EC) – baza pracownicza w chmurze, zawierająca podstawowe dane osobowe i organizacyjne o pracownikach.

Oznacza to, że polskie firmy chcące unowocześniać HR często decydują się na model hybrydowy – twarde funkcje HR zostają u nich, a wybrane funkcje miękkie trafiają do chmury.

Dlaczego organizacje łączą SAP HCM (twardy HR) z SuccessFactors (miękki HR)?

Utrzymywanie pewnych procesów HR on-premise przy jednoczesnym wdrażaniu SuccessFactors wynika z praktycznych potrzeb biznesowych i ograniczeń technologicznych.

Oto główne powody, dla których firmy wybierają takie hybrydowe podejście:

Lokalne przepisy i dojrzałość modułów SAP HCM.

Moduły kadrowo-płacowe SAP HCM są sprawdzone i dostosowane do polskich realiów prawnych (np. skomplikowane wyliczanie urlopów, czasu pracy, podatków, ZUS). Działy HR cenią je za niezawodność i zgodność z przepisami.

Nowoczesność i użyteczność miękkiego HR

Z drugiej strony, moduły “miękkie” w SAP HCM (np. klasyczna e-Rekrutacja, zarządzanie szkoleniami czy oceny w SAP ERP) odstają pod względem UX i innowacyjności od współczesnych rozwiązań.

SuccessFactors oferuje atrakcyjny wizualnie, intuicyjny interfejs webowy dostępny także na urządzeniach mobilnych, co przekłada się na lepsze doświadczenie użytkowników (kandydatów, pracowników, menedżerów).

W dobie cyfrowej transformacji doświadczenie pracownika (employee experience) jest istotne – przyjazne narzędzia chmurowe mogą zwiększyć zaangażowanie i satysfakcję z korzystania z systemów HR.

Innowacje i rozwój funkcjonalny

SAP koncentruje rozwój nowych funkcji HR przede wszystkim w chmurze. Tradycyjne moduły on-premise otrzymują jedynie ograniczone wsparcie i drobne aktualizacje techniczne – nie ma co liczyć na duże innowacje w obszarach typu rekrutacja czy oceny w SAP HCM.

Przykładowo, klienci korzystający z on-premise’owego modułu zarządzania wynagrodzeniami czy e-Recruitment będą musieli polegać na własnych rozwiązaniach lub partnerach, jeśli zechcą rozwijać te narzędzia.

Wybierając SuccessFactors, organizacja zyskuje dostęp do najnowszych funkcjonalności rozwijanych przez SAP (np. inteligentne algorytmy, analityka oparte na SAP HANA, benchmarki oparte o dane tysięcy firm) oraz regularnych aktualizacji kwartalnych. To inwestycja w przyszłość HR.

Ochrona dotychczasowych inwestycji

Firmy często zainwestowały znaczące środki w dostosowanie SAP HCM do swoich potrzeb (konfiguracje, rozszerzenia, integracje z innymi systemami). Model hybrydowy pozwala chronić te inwestycje – kluczowe procesy (np. płace) dalej działają na sprawdzonym systemie, a SuccessFactors uzupełnia braki w obszarach miękkich.

Dla organizacji, które mocno zmodyfikowały swoje rozwiązania on-premise, utrzymanie ich jeszcze przez jakiś czas może być bardziej opłacalne, niż natychmiastowa pełna migracja do chmury.

SAP umożliwia zresztą przedłużenie życia SAP HCM – standardowe wsparcie dla SAP ERP HCM trwa do 2027 (z opcją przedłużenia do 2030), a następnie dostępna jest opcja migracji do SAP HCM for S/4HANA (tzw. H4S4) z zapewnionym wsparciem do 2040 roku.

Oznacza to, że firmy mogą przez następną dekadę utrzymywać hybrydowy model, stopniowo szykując się do ewentualnej pełnej cloudowej przyszłości.

Krok po kroku zamiast rewolucji

Wdrożenie pełnego, cloudowego Core HR (Employee Central) bywa dużym przedsięwzięciem, szczególnie dla dużych organizacji. Wybór hybrydy pozwala zacząć od modułów miękkich (np. SuccessFactors Recruiting, Learning, Performance & Goals), które dają szybkie korzyści biznesowe, bez ruszania krytycznego kręgosłupa w postaci systemu płacowego.

Dział HR może stopniowo oswajać się z nowym systemem, a firma unika ryzyka jednorazowej, masywnej zmiany (tzw. podejście “big bang”). W razie potrzeby można pozostać w modelu mieszanym tak długo, jak to będzie wygodne, lub w dogodnym momencie rozszerzyć SuccessFactors o Employee Central i przenieść coraz więcej procesów do chmury.

Podsumowanie

Organizacje korzystają z SAP HCM do procesów twardych, a SAP SuccessFactors do miękkich, ponieważ taka kombinacja pozwala czerpać z obu światów – stabilności i zgodności z lokalnymi wymaganiami z jednej strony, oraz innowacyjności i doskonałego UX z drugiej. Oczywiście, niesie to ze sobą korzyści i wyzwania integracyjne oraz organizacyjne, którym przyjrzymy się w kolejnym wpisie.