Gdy miękki HR spotyka twardy HR – wdrożenie SAP SuccessFactors w organizacji z SAP HCM. Perspektywa biznesowa (część 3/3)

Adopcja rozwiązania, zmiana organizacyjna i zaangażowanie użytkowników

Technologia to jedno, ale sukces wdrożenia SuccessFactors obok SAP HCM zależy w dużej mierze od ludzi i kultury organizacyjnej. Hybrydowy model wymaga adaptacji zarówno po stronie zespołu HR, jak i wszystkich pracowników oraz menedżerów korzystających z nowych narzędzi. Oto kluczowe aspekty, na które warto zwrócić uwagę:

Komunikacja wizji i korzyści

Wprowadzając nowy system (SuccessFactors) do środowiska, gdzie od lat działa SAP HCM, należy jasno zakomunikować, po co to robimy.

Pracownicy powinni zrozumieć, jakie korzyści przyniesie im nowe rozwiązanie:

• łatwiejszy dostęp do własnych danych,
• prostsze zgłaszanie wniosków urlopowych,
• przejrzysty proces ocen,
• możliwość udziału w szkoleniach e-learning itp.

Z kolei menedżerów warto przekonać, że zyskują narzędzia wspierające zarządzanie zespołem (np. raporty o talentach, intuicyjne zatwierdzanie wniosków, wgląd w sukcesję).

Kluczowe jest zbudowanie pozytywnego nastawienia – ludzie powinni postrzegać zmianę jako usprawnienie, a nie dodatkowy obowiązek.

‍

Zaangażowanie interesariuszy i kluczowych użytkowników

Dział HR powinien aktywnie uczestniczyć w projekcie wdrożeniowym SuccessFactors od samego początku. To oni znają najlepiej swoje procesy i wiedzą, gdzie tkwią bolączki starego systemu.

Warto wyznaczyć ambasadorów zmiany spośród pracowników HR oraz przedstawicieli biznesu (np. menedżerów liniowych), którzy będą brać udział w projektowaniu nowych rozwiązań i testach. Ich feedback pomoże dostosować konfigurację systemu do realiów firmy.

Tacy ambasadorzy, mając poczucie wpływu, staną się później orędownikami nowego rozwiązania w swoich działach, ułatwiając adopcję. Nie zapominajmy też o dziale IT – hybryda oznacza integracje, bezpieczeństwo danych, zarządzanie dostępami w dwóch systemach. Wsparcie IT i wspólne ustalenie ról (kto za co odpowiada po wdrożeniu) jest niezbędne.

Szkolenia i wsparcie użytkowników

Mimo iż SuccessFactors uchodzi za intuicyjny system, szkolenia użytkowników to podstawa. Dla zespołu HR administrującego danymi lub procesami w SF (np. specjaliści HR ds. szkoleń, rekruterzy używający modułu Rekrutacja, compensation manager planujący podwyżki w module Compensation) należy przewidzieć dogłębne przeszkolenie z nowych funkcjonalności.

Równocześnie ogół pracowników i menedżerów powinien otrzymać czytelne materiały (np. krótkie instrukcje “krok po kroku”, filmy ekranowe) pokazujące, jak wykonać typowe akcje w nowym systemie: złożyć wniosek, ustalić cel, ocenić pracownika itp.

Najlepiej udostępnić te informacje tuż przed uruchomieniem modułów i przypominać o nich w pierwszych tygodniach używania SF. Warto zapewnić też wielokanałowe wsparcie po starcie – infolinię HR lub adres e-mail, gdzie użytkownicy zgłoszą problemy, a także wewnętrznych “super userów” służących pomocą kolegom w działach.

‍

Zarządzanie zmianą procesów

Wdrażając SuccessFactors często upraszczamy lub modyfikujemy dotychczasowe procesy HR, by dostosować je do best practices w systemie. To pozytywna zmiana, ale wymaga przygotowania organizacji.

Na przykład, jeśli dotąd oceny okresowe odbywały się raz w roku na papierze, a teraz planujemy kwartalne przeglądy celów w SF – menedżerowie muszą być na to przygotowani i przekonani o sensie nowego podejścia.

Podobnie, przejście z tradycyjnej rekrutacji e-mailowej na systemową obsługę kandydatów w module Rekrutacja oznacza zmianę pracy działu HR i menedżerów ds. rekrutacji.

Kultura organizacyjna może wymagać ewolucji – system sam z siebie nie poprawi np. feedbacku w firmie, jeśli nie pójdzie za tym szkolenie menedżerów jak prowadzić rozmowy oceniające i używać danych z systemu.

Dobre praktyki to przeprowadzenie warsztatów dla kadry kierowniczej, w których przedstawimy nowe procesy i podkreślimy ich rolę w ich sukcesie. Należy również zaktualizować oficjalne regulaminy czy polityki HR (np. politykę ocen, politykę szkoleniową), tak aby formalnie uwzględniały użycie nowego narzędzia.

‍

Integracja doświadczeń pracowników

Docelowo pracownik nie powinien odczuwać, że korzysta z dwóch różnych systemów (HCM i SuccessFactors). Im bardziej uda się zintegrować obsługę dla użytkownika końcowego, tym lepiej.

Można np. w portalach wewnętrznych umieścić jednolite linki i logowanie SSO, żeby pracownik miał jedno wejście do “systemu HR” niezależnie czy pod spodem dane pochodzą z HCM czy SF.

Niektóre firmy decydują się pozostawić kadrowy portal SAP (SAP Portal / Fiori) dla spraw twardych, a SuccessFactors używać tylko dla miękkich – ale coraz popularniejsze staje się konsolidowanie frontendu.

SAP udostępnia narzędzia integracyjne, jak np. UI mashup – można osadzić ekran SAP HCM (np. podgląd listy płac) w interfejsie SuccessFactors, dzięki czemu pracownik widzi wszystko spójnie.

Rozważenie takiej opcji może zwiększyć akceptację – użytkownik ma jedno “centrum” HR. Ważne jest też ustalenie jasnych komunikatów, gdzie szukać danej funkcji: np. “urlopy zgłaszasz w starym systemie czy już w nowym?”. Okres przejściowy może wprowadzać zamieszanie, jeśli nie rozplanujemy co, gdzie i od kiedy jest obsługiwane.

Mierzenie adopcji i feedback

Po uruchomieniu SuccessFactors warto monitorować poziom wykorzystania nowych modułów: ilu pracowników wyznaczyło cele w systemie, ilu menedżerów wypełniło oceny, jak często logują się użytkownicy, czy kandydaci aplikują przez nowy portal rekrutacyjny.

SuccessFactors oferuje pewne raporty i statystyki, które tu pomogą. Dodatkowo, zbierajmy feedback – np. ankieta wśród użytkowników po pierwszym cyklu ocen: co zadziałało, co wymaga poprawy?

Dzięki temu można wprowadzać usprawnienia czy dodatkowe szkolenia. Adopcja to proces – nie wystarczy uruchomić system, trzeba jeszcze zadbać, by stał się on naturalnym narzędziem pracy.

Czasem przydatne są wewnętrzne kampanie promujące nowe podejście (np. mini konkurs na najciekawsze cele wpisane w systemie, komunikaty od zarządu doceniające korzystanie z platformy itp.).

Zaangażowanie użytkowników rośnie, gdy widzą oni realną wartość z systemu i czują się pewnie w jego obsłudze. Zadaniem liderów projektu jest zatem nie tylko dostarczyć narzędzie, ale i poprowadzić ludzi przez zmianę – od początkowego etapu niepewności, aż do fazy, gdy nowy model działania stanie się “business as usual”.

‍

Podsumowanie wdrożenia SAP SuccessFactors w organizacji z SAP HCM z perspektywy biznesowej

Wdrożenie SAP SuccessFactors w organizacji korzystającej z SAP HCM to nie lada przedsięwzięcie, ale i ogromna szansa. Biznesowo – hybrydowe podejście umożliwia czerpanie z mocnych stron obu światów: stabilności i zgodności z lokalnymi wymogami (twardy HR w SAP HCM) oraz innowacyjności i nowoczesnego doświadczenia użytkownika (miękki HR w chmurze). Więcej o podejściu hybrydowym przeczytasz w tym artykule.

Kluczem jest znalezienie odpowiedniej równowagi dla swojej firmy: wyboru, które procesy przenieść do chmury, a które czasowo utrzymać on-premise, oraz jak zorganizować współistnienie dwóch platform. Jak widzimy, polski rynek często skłania się do takiego kompromisu – płace i czas pracy pozostają w sprawdzonym systemie, podczas gdy SuccessFactors usprawnia obszary rozwoju pracowników.

Z perspektywy HR hybryda może przynieść wymierne korzyści: od usprawnienia codziennej pracy działu HR, przez lepsze doświadczenia pracowników, po unowocześnienie procesów i danych potrzebnych do podejmowania decyzji o ludziach. Warunkiem jest jednak sprawna integracja technologiczna i organizacyjna – dane muszą płynąć bez zakłóceń między systemami, a ludzie muszą chcieć z nich korzystać. Stąd ważna rola zarówno architektów IT (odpowiedzialnych za integrację), jak i liderów zmiany (odpowiedzialnych za ludzi).

Na koniec warto zadać pytanie: czy Twoja organizacja jest gotowa na takie połączenie sił SAP HCM i SuccessFactors? Być może stoicie przed decyzją o transformacji HR – czy rozważacie model hybrydowy, czy może od razu pełną migrację do chmury?

Jakie widzicie największe obawy lub przeciwnie – szanse związane z takim projektem? Podziel się swoją opinią lub skontaktuj się z nami, aby porozmawiać o tym, jak najlepiej zaplanować przyszłość HR w Twojej firmie. Chętnie pomożemy znaleźć rozwiązanie skrojone na miarę Waszych potrzeb.