Kto jutro jest dostępny? Gdy trzeba przeplanować pracę zespołu.

Plan pracy na jutro jest gotowy. Dopięty na ostatni guzik. Pod koniec dnia pojawia się jednak informacja o nieplanowanej nieobecności pracownika. Jedna zmiana w grafiku uruchamia kolejne pytania. Kto może przejąć zadanie? Kto ma już zaplanowane spotkania? Kto jest formalnie obecny, ale pracuje nad innym priorytetem? Których tematów nie można przesunąć?

Przy kilkuosobowym zespole często wystarczy krótka rozmowa. W większej organizacji sprawa robi się bardziej złożona. Menedżer najpierw musi zbudować sobie realny obraz sytuacji, podczas gdy dane są rozproszone w kilku miejscach.

A decyzja jest potrzebna od razu.

Kto faktycznie jest dostępny? Kto może przejąć zadanie bez ryzyka przeciążenia? Kto jest obecny tylko formalnie? Gdzie zmiana planu stworzy kolejne ryzyko?

Te pytania oprócz grafiku, dotyczą również jakości danych HR, widoczności absencji, czasu pracy i tego, jak sprawnie organizacja podejmuje decyzje, gdy plan trzeba zmienić z dnia na dzień.

‍

Z perspektywy CHRO i CEO to pytanie o przewidywalność pracy, koszt koordynacji i odporność organizacji na codzienne zakłócenia.

Dostępność pracownika to nie tylko obecność

Odpowiedź na tytułowe pytanie rzadko jest prosta. Sama informacja, że pracownik formalnie jest w pracy, nie wystarcza. Trzeba jeszcze wiedzieć, czy nie ma zaplanowanej nieobecności, szkolenia, delegacji, pracy nad innym zadaniem, ograniczeń czasu pracy albo priorytetu, którego nie można przesunąć.

Dostępność to nie pojedynczy status, ale kontekst.

W wielu organizacjach ten kontekst jest rozproszony. Część danych znajduje się w systemie kadrowym, część w kalendarzach, część w arkuszach, część w wiadomościach, a część po prostu w pamięci menedżerów.

To dużo szerszy problem niż sama nieobecność jednej osoby.

O tym, jak jedno źródło prawdy chroni firmę przed paraliżem zarządczym, piszę też w artykule Zero ryzyka danych: jak jedno źródło prawdy chroni przed paraliżem zarządczym?

SAP SuccessFactors Employee Central porządkuje podstawę tego procesu: dane pracowników, strukturę organizacyjną, relacje przełożony-pracownik i informacje potrzebne do obsługi procesów HR.

Bez takiego fundamentu trudno mówić o wiarygodnym planowaniu pracy zespołu, bo każda decyzja zaczyna się od sprawdzania, czy dane są aktualne.

W dużej organizacji menedżer powinien mieć szybki dostęp do aktualnej informacji o tym, kto realnie może przejąć zadanie.

Kiedy plan trzeba zmienić szybko

Takie sytuacje pojawiają się często w najmniej spodziewanych i najgorszych momentach.

• Pracownik zgłasza nieobecność po południu.
• Klient przyspiesza termin.
• Projekt potrzebuje dodatkowego wsparcia.
• W operacjach trzeba przesunąć zadania, żeby rano nie zatrzymać pracy.
• W HR pojawia się pilny temat, który wymaga obecności konkretnej osoby.

Menedżer musi szybko poukładać plan na nowo. Zdecydować, komu przekazać zadanie, co można przesunąć, a co powinno zostać bez zmian.

Jeżeli dane są rozproszone, sama decyzja często zajmuje mniej czasu niż zebranie informacji potrzebnych do jej podjęcia.

W SAP SuccessFactors ten obszar można uporządkować bardziej procesowo. Time Off i Team Absence Calendar dają menedżerowi widoczność nieobecności w zespole, a pracownikom prostszy sposób zgłaszania absencji.

System nie podejmuje decyzji za człowieka, ale skraca drogę od informacji do działania.

Przy wielu zespołach taka widoczność ma duże znaczenie. Menedżer nie zaczyna od szukania podstawowych danych. Może szybciej skupić się na tym, jak przełożyć plan i zabezpieczyć najważniejsze zadania.

Ukryty koszt ręcznego ustalania informacji

W wielu firmach te sytuacje przez lata rozwiązuje się ręcznie przez szybkie ustalenia, doświadczenie ludzi i dobrą wolę zespołu. Taki sposób pracy długo może wyglądać jak elastyczność. Z czasem zaczyna jednak tworzyć koszt, którego nie widać wprost.

Menedżerowie poświęcają czas na ustalanie informacji, które powinny być dostępne od razu. HR odpowiada na pytania, które mogłyby być obsłużone samoobsługowo. Decyzje zapadają później, bo najpierw trzeba potwierdzić dane w kilku miejscach.

To ten sam mechanizm, który szerzej opisuję w tekście Mniej administracji, więcej strategii. Jak mądrze zautomatyzować powtarzalne procesy HR?, czyli im więcej ręcznego przenoszenia informacji, tym mniej czasu zostaje na pracę o realnej wartości dla biznesu.

SAP SuccessFactors Time Tracking jest ważny właśnie w tym kontekście. Przy przeplanowaniu pracy sama informacja o nieobecności nie wystarczy. Potrzebny jest jeszcze kontekst czasu pracy, harmonogramów, zatwierdzeń i zasad obowiązujących w organizacji.

Jeżeli dane o czasie są uporządkowane, decyzja o przesunięciu pracy jest mniej oparta na intuicji, a bardziej na aktualnych danych.

Dla CEO rozmowa może zacząć się od prostego pytania: ile czasu organizacja traci na ustalanie tego, co powinna widzieć od razu?

Dla CHRO to pytanie o rolę HR. Czy HR nadal ma być miejscem, do którego trafia każda drobna wątpliwość, czy raczej ma dostarczać menedżerom proces, dane i narzędzia do samodzielnego działania?

Co warto uporządkować przed rozmową o technologii

Wdrożenie SAP SuccessFactors ma największy sens wtedy, gdy organizacja wie, jaki problem chce rozwiązać. Dlatego przed rozmową o modułach warto zadać kilka praktycznych pytań.

• Czy menedżer widzi aktualne absencje swojego zespołu bez pytania HR?
• Czy dane o czasie pracy są aktualne i spójne z tym, co widzi menedżer?
• Czy HR ma jeden obraz danych, czy musi łączyć informacje z kilku systemów?
• Czy zarząd widzi trendy absencji i obciążenia zespołów, czy tylko pojedyncze przypadki?

Odpowiedzi pokazują, gdzie proces jest dojrzały, a gdzie nadal opiera się na ręcznym ustalaniu informacji.

Jeżeli organizacja nadal opiera ten obszar na mailach i formularzach, dobrym kolejnym krokiem jest uporządkowanie go w modelu self-service. Szerzej pokazuję to w artykule Jak przejść od chaosu formularzy do prostego self-service w HR?

W praktyce chodzi o to, żeby dane pracownika, struktura organizacyjna, absencje, czas pracy i raportowanie nie żyły osobno.

Employee Central daje wspólną bazę danych HR. Time Off i Team Absence Calendar pomagają menedżerowi zobaczyć nieobecności zespołu. Time Tracking dodaje kontekst czasu pracy. People Analytics pozwala sprawdzić, czy pojedyncze sytuacje nie układają się w powtarzalny wzorzec.

Od obsługi absencji do zarządzania ciągłością pracy

Absencje w wielu firmach są traktowane głównie administracyjnie. Pracownik składa wniosek, menedżer akceptuje, HR widzi informację w systemie. W większej organizacji samo odnotowanie absencji nie wystarcza.

Nieobecności wpływają na dostępność zespołów, terminy, obsługę klientów, projekty, pracę zmianową i obciążenie osób, które zostają. Jeżeli organizacja patrzy na absencje wyłącznie jako na pojedyncze wnioski, łatwo traci szerszy obraz.

Jeżeli każda nieobecność uruchamia łańcuch pytań, potwierdzeń i czekania na decyzję, wracamy do problemu, który opisałem szerzej w tekście Pół firmy czeka na decyzję. Kto za to odpowiada?

SAP SuccessFactors People Analytics pomaga przenieść rozmowę na poziom danych zarządczych. Pozwala zobaczyć, gdzie absencje powtarzają się częściej, które zespoły pracują stale na granicy dostępności, gdzie rośnie ryzyko przeciążenia i gdzie decyzje operacyjne wymagają lepszego wsparcia.

Ta sama logika dotyczy innych sygnałów HR. O tym, jak analityka pomaga wcześniej zauważyć problem, pisałem też w artykule Jak wcześniej zauważyć ryzyko rotacji? Analityka w HR

Dla CHRO to szansa na rozmowę z biznesem językiem faktów, a nie pojedynczych zgłoszeń.

Dla CEO to sposób, żeby zobaczyć, czy codzienne zakłócenia są incydentami, czy już wzorcem wpływającym na płynność działania organizacji.

Prosty test dla organizacji

Czasem warto sprawdzić ten obszar jednym pytaniem do menedżerów: Ile czasu potrzebujesz, żeby wiarygodnie odpowiedzieć, kto jutro jest dostępny i może przejąć dodatkowe zadanie?

Jeżeli odpowiedź brzmi: kilka minut, bo menedżer widzi absencje, czas pracy i podstawowy kontekst zespołu w jednym miejscu, organizacja ma dobry punkt wyjścia.

Jeżeli trzeba sprawdzić kalendarz, napisać do HR, otworzyć arkusz, dopytać lidera i potwierdzić status w wiadomościach, to sygnał, że dane i proces nie wspierają decyzji tak dobrze, jak powinny.

Drugie pytanie powinno dotyczyć HR i zarządu: czy wiemy, gdzie takie sytuacje powtarzają się najczęściej i ile kosztuje nas ręczne przeplanowywanie pracy?

Nie zawsze da się to policzyć od razu. Można jednak zacząć od obserwacji: ile osób angażuje się w ustalenie dostępności, ile trwa decyzja, ile razy HR musi wyjaśniać status i ile razy menedżer podejmuje decyzję bez pełnego obrazu.

Już taka prosta obserwacja potrafi pokazać, że temat dotyczy sposobu działania organizacji, a nie tylko samych absencji.

Co z tego wynika dla HR i zarządu

Pytanie „kto jutro jest dostępny?” dobrze pokazuje, czy dane HR są użyteczne operacyjnie.

Jeżeli odpowiedź wymaga podjęcia wielu działań, menedżerowie stają się integratorami informacji z różnych źródeł. Przy większej skali trudno traktować to jako efektywny model pracy.

SAP SuccessFactors może pomóc wtedy, gdy organizacja chce uporządkować zarówno obsługę wniosków, jak i cały kontekst decyzji: dane pracownika, strukturę, absencje, czas pracy, widoczność zespołu i analitykę. Dzięki temu menedżer, HR i biznes mogą pracować na tym samym, aktualnym obrazie.

‍

Chcesz sprawdzić, gdzie w Twojej organizacji najczęściej powstają luki w danych, procesach i decyzyjności HR? Wypełnij HCM AI Readiness Scorecard i zobacz, od których obszarów warto zacząć porządkowanie HR.