Zero ryzyka danych: Jak „jedno źródło prawdy” chroni przed paraliżem zarządczym?

Zarząd musi dziś podejmować szybkie decyzje dotyczące ludzi i kosztów pracy, działając jednocześnie pod presją regulacji prawnych, związków zawodowych i rynku. Tymczasem w wielu organizacjach podstawowy problem jest zaskakująco prozaiczny: nikt nie wie, którym danym HR można naprawdę zaufać.

W niniejszym artykule pochylimy się nad tym, jak “jedno źródło prawdy” (Single Source of Truth - SSOT) zbudowane na SAP SuccessFactors Employee Central jako globalnym systemie ewidencji („core HR”, system of record) pozwala to ryzyko wyeliminować.

Na podstawie jakich danych podejmujemy decyzję?

Wyobraźmy sobie posiedzenie zarządu dużej grupy kapitałowej.

• CFO pokazuje prezentację: koszt pracy rośnie o 11% r/r, stan zatrudnienia 10 120.
• CHRO na swoim slajdzie ma inne liczby: według HR zatrudnionych jest 9 850, bo z wyliczeń wyłączono pracowników na urlopach bezpłatnych.
• Dyrektor operacyjny prezentuje trzeci zestaw danych. Zebrał informacje z kilku systemów do Excela i policzył je po swojemu: według niego firma ma 10 300 etatów przeliczeniowych (FTE) - nie liczy samych osób, tylko sumę części etatu (np. dwie osoby na 1/2 etatu liczy jako jeden pełny etat).

Zapada cisza i pada pytanie: „Na podstawie jakich danych mamy podjąć decyzję o restrukturyzacji?”. To nie jest problem „zbyt małej liczby raportów”. Przeciwnie - raportów jest mnóstwo. Problemem jest brak jednego, uzgodnionego źródła prawdy o pracownikach i strukturze organizacji. Rozwiązanie nie polega więc na tym, by generować jeszcze więcej dashboardów, tylko by zdefiniować jedno źródło danych - Single Source of Truth - i oprzeć na nim cały ekosystem HR, finansów i raportowania zarządczego. W świecie SAP takim fundamentem jest SAP SuccessFactors Employee Central.

‍

Skąd bierze się paraliż decyzyjny w obszarze danych HR?

Fragmentacja danych - „zoo systemów” i arkusze Excela

Typowy krajobraz w dużej organizacji lub sektorze publicznym:

• lokalny system kadrowo-płacowy (często kilka wersji w różnych spółkach/jednostkach),
• osobne systemy do ewidencji czasu pracy,
• excellowe listy w HR (projekty, dodatki, umowy terminowe, plany zatrudnienia),
• dodatkowe rejestry w jednostkach organizacyjnych (oddziały, instytuty, szkoły, szpitale),
• dane o stanowiskach i strukturach przetrzymywane w plikach lub lokalnych aplikacjach.

Te same informacje (np. liczba etatów, typ umowy, koszt pracownika) występują w wielu miejscach, aktualizowanych ręcznie. Każda prezentacja na zarząd oznacza kolejną rundę „wycinania i wklejania” do Excela - z nieuchronną dawką błędów.

‍

Rozbieżne definicje tych samych wskaźników

Nawet jeśli dane pochodzą z jednego źródła, często są inaczej liczone:

• Stan zatrudnienia:

- HR: osoby zatrudnione wg umowy, niezależnie od aktywności;

- finanse: tylko osoby generujące koszt w danym okresie;

- jednostki: czasem wliczane także kontrakty B2B lub rezydenci.

• FTE:

- raz rozumiane jako suma etatów, raz jako ekwiwalent czasu pracy, a raz jako etat podstawowy + nadgodziny.

• Rotacja:

- tylko umowy stałe vs wszystkie formy zatrudnienia;

- liczenie w oparciu o stan na koniec roku vs średni stan.

Brak wspólnego modelu danych i definicji wskaźników oznacza, że każdy ma „swoją rację” - i własny arkusz, który tę rację udowadnia.

Konsekwencje dla zarządu

To nie jest tylko problem „techniczny”, ale realne ryzyko zarządcze:

• Paraliż decyzyjny - posiedzenia, na których zamiast o scenariuszach biznesowych rozmawia się o tym, które liczby są „prawdziwe”.
• Opóźnienia - decyzje przesuwane w czasie, bo nie ma pewności co do danych.
• Konflikty - HR i finanse wzajemnie kwestionują swoje raporty; jednostki terenowe mówią, że „centrala nie zna realiów”.‍
• Ryzyko błędnych decyzji - np. oszczędności planowane w obszarze, który w rzeczywistości i tak ma zbyt mało ludzi, albo odwrotnie - zbyt późna reakcja na rosnące koszty pracy.

Czym naprawdę jest Single Source of Truth dla HR i zarządu?

SSOT w kontekście HR

W obszarze HR Single Source of Truth oznacza:

• jeden, formalnie wyznaczony system ewidencji dla:

- danych o pracownikach i ich zatrudnieniu,

- struktur organizacyjnych (działy, jednostki, spółki, lokalizacje),

- stanowisk i przyporządkowania pracowników do stanowisk (zarządzanie stanowiskami),

- wybranych danych o wynagrodzeniach i kosztach pracy,

• w którym dane są:

- kompletne, spójne, efektywnie datowane (można odtworzyć stan na dowolny dzień),

- aktualizowane w ramach ustandaryzowanych procesów (workflow),

- wykorzystywane przez inne systemy (płace, czas pracy, analitykę) jako referencja.

Nie mówimy tu o „kolejnym systemie HR”, ale o centralnym modelu danych o pracownikach i strukturach, na którym opiera się całe raportowanie zarządcze.

Czym SSOT nie jest?

SSOT to nie:

• następny raport w Excelu, odświeżany ręcznie co miesiąc,
• hurtownia danych, do której każdy ładuje swoje ekstrakty bez wspólnych definicji,
• jednorazowy projekt „zróbmy dashboard pod zarząd”.

SSOT to nowy sposób pracy z danymi HR:

• decyzje kadrowe, organizacyjne i płacowe są wykonywane w systemie, który od razu aktualizuje „prawdę” o organizacji,
• każda zmiana jest zarejestrowana, ma daty obowiązywania i ślad audytowy,
• inne systemy (płace, czas pracy, analityka) nie „wymyślają danych od zera”, tylko korzystają z tego samego źródła.

Dlaczego zarząd potrzebuje jednego zestawu liczb?

Na poziomie zarządczym sprawa jest prosta:

• jeśli HR, finanse i biznes korzystają z różnych liczb, zarząd nie jest w stanie podjąć decyzji w oparciu o fakty - co najwyżej w oparciu o narracje,
• jeśli wszyscy odwołują się do tego samego systemu referencyjnego, dyskusja dotyczy scenariuszy: „co robimy przy takim koszcie, takim ryzyku i takiej sytuacji rynkowej?”.

W praktyce: Single Source of Truth nie jest projektem IT. To decyzja zarządu, że od dziś firma podejmuje decyzje na jednym, uzgodnionym obrazie rzeczywistości.

SAP SuccessFactors Employee Central jako fundament Single Source of Truth

Employee Central jako globalny system referencyjny („core HR”)

SAP SuccessFactors Employee Central (EC) jest centralnym systemem HR informacji (HRIS) w całym pakiecie rozwiązań SAP SuccessFactors. W dokumentacji SAP wprost wskazywany jest jako spójny, globalny system ewidencji dla danych pracowniczych - szczególnie w organizacjach działających w wielu krajach.

Dla zarządu oznacza to, że:

• istnieje jedno miejsce, w którym przechowywana jest oficjalna ewidencja zatrudnienia,
• moduły talentowe, płacowe, czasowe oraz narzędzia analityczne odwołują się do tych samych danych HR.

Centralny model danych: pracownik, stanowisko, struktura

W Employee Central dane nie są „płaską tabelą”. To ustrukturyzowany model:

• dane pracownika i zatrudnienia - informacje osobowe, typ zatrudnienia, warunki umowy, struktura przypisań (dział, lokalizacja, jednostka prawna) - wszystko z historią i datami obowiązywania,
• obiekty bazowe (foundation objects) - obiekty definiujące strukturę firmy: jednostki organizacyjne, lokalizacje, jednostki prawne, struktury stanowisk i wynagrodzeń - są to fundamenty organizacyjne całego systemu,
• zarządzanie stanowiskami (position management) - zarządzanie stanowiskami (obsadzone vs wolne), powiązanie stanowisk z jednostkami, budżetami i strukturą raportowania.

Większość obiektów jest efektywnie datowana - co pozwala odtworzyć stan zatrudnienia i struktury na dowolny dzień (np. na dzień decyzji zarządu sprzed roku).

‍Przepływy pracy (Workflows) i reguły biznesowe (Business rules): proces zamiast maili

Należy podkreślić, że przepływy pracy w Employee Central służą do automatyzowania procesów i zapewniania jakości danych - zmiany w danych pracownika i w strukturze przechodzą przez zdefiniowane ścieżki akceptacji, a nie przez „pocztę pantoflową”.

Kluczowe elementy:

• przepływy pracy:

- każda istotna zmiana (zatrudnienie, awans, zmiana wynagrodzenia, przeniesienie) może wymagać akceptacji menedżera, HR, a nawet finansów,

- system zapewnia logikę optymalizującą kroki (np. pomijanie duplikatów osób zatwierdzających przy zachowaniu śladu w historii).

• reguły biznesowe:

- reguły wyzwalane przy dodawaniu, zmianie czy usuwaniu danych; mogą np. sprawdzać kompletność danych, limity, powody zdarzeń, wysyłać alerty, wyzwalać procesy obiegu zadań (workflow).

Przekładając na język zarządu: jakość danych HR przestaje być kwestią dobrej woli i dyscypliny użytkowników - system pilnuje reguł, ścieżek i spójności.

Role-Based Permissions (RBP): kontrola dostępu i ryzyka

Model Role-Based Permissions (RBP) opisany przez SAP jako standard zabezpieczeń SAP SuccessFactors pozwala precyzyjnie sterować tym, kto widzi i edytuje określone dane.

W praktyce:

• inny zakres danych widzi pracownik, inny menedżer linii, inny HR Business Partner, inny globalny administrator,
• zmiana roli użytkownika automatycznie zmienia jego dostęp - nie trzeba ręcznie nadawać uprawnień każdemu z osobna.

To radykalnie ogranicza ryzyko „lokalnych poprawek” w danych HR wykonywanych poza kontrolą oraz ułatwia spełnienie wymogów bezpieczeństwa i audytu.

Integracje z payroll, czasem pracy, talent suite i analityką

Employee Central jest zaprojektowany jako system źródłowy dla płac, czasu pracy i analityki HR:

• W dokumentacji SAP pokazuje się typowy scenariusz: absencje i obecności rejestrowane w SuccessFactors Time Management/Employee Central, a następnie przekazywane do Employee Central Payroll lub SAP HCM Payroll, gdzie są wyceniane.
• Są opisane gotowe scenariusze integracji z rozwiązaniami czasu pracy (np. WorkForce Software) i ich połączenia z Employee Central Payroll - z jasnym wskazaniem, że Employee Central jest punktem odniesienia dla danych o czasie i pracownikach.
• Moduły talentowe SuccessFactors (Performance, Succession, Learning i inne) wykorzystują dane z Employee Central jako referencję, kto jest kim w organizacji i w jakiej roli.

Dodatkowo platforma SuccessFactors Core HR i Payroll zapewnia raportowanie w czasie zbliżonym do rzeczywistego, globalne pokrycie lokalizacji i wsparcie zgodności prawnej - co jest istotne z perspektywy zarządów działających w wielu krajach.

Mechanizmy bezpośrednio redukujące ryzyko danych

Z perspektywy ryzyka zarządczego kluczowe są:

• wersjonowanie danych i daty obowiązywania - można dokładnie odtworzyć, jak wyglądała struktura i zatrudnienie w określonym dniu (ważne przy audytach, analizie skutków decyzji),
• pełny audyt zmian - system rejestruje, kto, kiedy i co zmienił w danych pracownika czy w strukturze,
• automatyczne walidacje i alerty - reguły, które natychmiast sygnalizują błędy (np. brak wymaganych danych, próba wyjścia poza widełki, naruszenie limitów),
• self-service dla menedżerów i pracowników - aktualizacja części danych bliżej źródła przy jednoczesnej kontroli reguł i workflow (mniej ręcznego przepisywania przez HR).

Jak SSOT zapobiega paraliżowi zarządczemu - scenariusze decyzyjne

Restrukturyzacja i redukcja kosztów pracy

Bez SSOT:

Restrukturyzacja zaczyna się od… sporu o liczby. Każda spółka ma własny raport etatów, FTE, dodatków. Konsolidacja danych trwa tygodniami, a zarząd nadal nie ma pewności, który wariant jest właściwy.

Z Employee Central jako SSOT:

• zarząd widzi jeden, spójny obraz zatrudnienia i kosztów - po krajach, spółkach, jednostkach, stanowiskach,
• można symulować scenariusze „co jeśli” - np. redukcja określonego procenta FTE w danym pionie - na zweryfikowanych danych,
• dyskusja toczy się o konsekwencjach biznesowych, nie o jakości Excela.

Ekspansja na nowe rynki

Bez SSOT:

Trudno odpowiedzieć na proste pytanie: „czy mamy wewnętrznie zasoby, by otworzyć nowy oddział, czy musimy rekrutować lokalnie?”. Dane o kompetencjach, rolach i dostępności ludzi są rozproszone.

Z Employee Central jako SSOT:

• globalny raport pokazuje, gdzie w organizacji są określone kompetencje, w jakiej formie zatrudnienia, na jakich stanowiskach,
• można policzyć scenariusze: relokacja / przesunięcie / rekrutacja - wraz z kosztami i wpływem na istniejące jednostki,
• decyzja o wejściu na nowy rynek opiera się na konkretnej mapie talentów i kosztów, a nie na wrażeniach.

Automatyzacja / outsourcing

Bez SSOT:

Firma nie ma pełnego obrazu, jakie dokładnie role i koszty są związane z danym procesem (np. obsługą administracyjną). Dane są w kilku systemach i plikach.

Z Employee Central jako SSOT:

• stanowiska i obsadzające je osoby są powiązane ze strukturą organizacyjną i procesami,
• można policzyć realny koszt pracy przypisany do obszaru planowanego do automatyzacji lub outsourcingu,
• zarząd podejmuje decyzję na podstawie rachunku zysków i strat danego procesu, nie na orientacyjnych szacunkach.

Planowanie sukcesji kluczowych ról

Bez SSOT:

Dane o tym, kto faktycznie pełni jaką funkcję, bywają rozbieżne (macierzowe struktury, kilka umów, „tymczasowe” pełnienie obowiązków). System sukcesyjny nie zawsze ma aktualne dane.

Z Employee Central jako SSOT:

• istnieje jeden model stanowisk i obsady, który zasila proces sukcesji,
• zarząd widzi dokładnie, które kluczowe role są krytyczne z punktu widzenia braku następcy, gdzie jest największe ryzyko personalne i kosztowe,
• można symulować zmiany w obsadzie połączone z kosztami pracy.

Zarządzanie danymi HR - co musi się zmienić, żeby SSOT działał

Rola CHRO i zarządu

Single Source of Truth nie wydarzy się „oddolnie”. To decyzja zarządu i CHRO, że:

• wskazany zostaje konkretny system referencyjny dla danych pracowniczych (Employee Central),
• przyjmujemy wspólne definicje głównych wskaźników (stan zatrudnienia, FTE, rotacja pracowników, wakaty, koszt pracy),
• jakość danych HR jest traktowana jak element ryzyka organizacyjnego, a nie jak „kwestia operacyjna HR”.

Właściciele danych, standardy, polityki

Aby SSOT było realne, potrzebne są:

• właściciele danych po stronie HR i biznesu - jasno przypisani za konkretne zakresy (np. struktury organizacyjne, stanowiska, dane wynagrodzeniowe),
• udokumentowany słownik pojęć i wskaźników - spójny dla HR, finansów i biznesu,
• zasady utrzymania struktur i stanowisk odzwierciedlone w konfiguracji Employee Central (obiekty bazowe - foundation objects, zarządzanie stanowiskami - position management, struktury stanowisk i wynagrodzeń - job/pay structures).

Wykorzystanie funkcji Employee Central do pilnowania jakości i spójności danych HR

Technologia ma tu bardzo praktyczną rolę:

• przepływy pracy (workflow) wymuszają przechodzenie zmian przez odpowiednie poziomy akceptacji (menedżer, HR, czasem finanse lub compliance),
• reguły biznesowe (business rules) pilnują, aby dane były kompletne i zgodne z politykami (np. widełki płacowe, limity etatów),
• uprawnienia oparte na rolach (role-based permissions) ograniczają możliwość wprowadzania zmian do właściwych roli i obszarów, redukując ryzyko nieautoryzowanych modyfikacji.

To sprawia, że zarządzanie danymi HR (governance) nie jest „dokumentem w SharePoincie”, tylko żywym mechanizmem zakodowanym w systemie HR.

Współpraca HR, IT i finansów

SSOT wymaga wspólnego działania trzech funkcji:

• HR - definiuje logikę danych, procesy, role i odpowiedzialności,
• IT - zapewnia, że integracje (płace, czas pracy, systemy finansowe, hurtownie) traktują Employee Central jako źródło prawdy, a nie jedno z wielu lokalnych źródeł,
• finanse - współdefiniują wskaźniki i upewniają się, że raportowanie zarządcze korzysta z tych samych definicji i danych, co HR.

Checklista pytań dla zarządu i CHRO

Na koniec kilka pytań, które warto postawić sobie na poziomie zarządu:

• Jaki system jest u nas formalnie systemem referencyjnym dla danych o zatrudnieniu i strukturach?
• Ile razy dane HR są ręcznie przepisywane lub eksportowane do Excela, zanim trafią na posiedzenie zarządu?
• Czy definicje kluczowych wskaźników są spójne i udokumentowane dla HR, finansów i biznesu?
• Czy potrafimy odtworzyć stan zatrudnienia i struktur na konkretny dzień sprzed roku lub dwóch lat - na potrzeby audytu lub analizy skutków decyzji?
• Jakie mechanizmy walidacji i audytu danych oferuje nasz core HR - i czy są faktycznie używane?
• Czy wszystkie kluczowe zmiany (zatrudnienia, awanse, zmiany wynagrodzeń, przeniesienia) przechodzą przez workflow i business rules, czy wciąż są „załatwiane mailowo”?
• Jak często zarząd kwestionuje dane HR w trakcie posiedzeń?

Podsumowanie: decyzje na jednym obrazie rzeczywistości

Bez Single Source of Truth każda decyzja zarządu dotycząca ludzi - restrukturyzacja, ekspansja, automatyzacja, budżet wynagrodzeń - jest obciążona ukrytym ryzykiem danych. Niepewność co do liczb oznacza:

• paraliż decyzyjny,
• niekończące się spory między funkcjami,
• realne ryzyko błędnych decyzji.

SAP SuccessFactors Employee Central, jako globalny system referencyjny i rdzeń danych HR, daje solidny fundament, by to ryzyko wyeliminować: oferuje spójny model danych o pracownikach i strukturach, efektywne workflow, business rules, rozbudowany model uprawnień oraz gotowe scenariusze integracji z płacami, czasem pracy i analityką.

Jeżeli na ostatnim posiedzeniu zarządu więcej czasu poszło na uzgadnianie danych niż na wybór scenariusza - to dobry moment, by zadać sobie pytanie:

Czy nie czas zaprojektować Single Source of Truth na SAP SuccessFactors Employee Central i uwolnić zarząd od ryzyka złych danych?

Następny krok: Interaktywny assessment - HCM AI Readiness Scorecard

Jeśli chcesz przekuć tę refleksję w konkretny plan działania, zacznij od krótkiego, interaktywnego assessmentu HCM AI Readiness Scorecard.

To kilkuminutowa, strukturyzowana ocena, która pomaga:

• zobaczyć, na ile Twoje dane HR i procesy są gotowe do roli „jednego źródła prawdy”,
• sprawdzić, czy fundamenty pod wykorzystanie AI w HCM są wystarczająco mocne,
• zidentyfikować konkretne luki i priorytety.

Zamiast kolejnej ogólnej prezentacji dostajesz konkretną mapę dojrzałości – punkt wyjścia do dyskusji na zarządzie.

Wypełnij assessment i sprawdź swój wynik → HCM AI Readiness Scorecard